KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan şirket (“Kolay Tercüman”, “biz”) tarafından işlenir.

Unvan

Kolay Tercüman Teknoloji A.Ş.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, müşteri tipi (bireysel/şirket).
• Talep bilgileri: belge türü, kaynak ve hedef dil, onay türü (yeminli, noter onaylı, apostil), teslim süresi, tahmini sayfa sayısı, belgenin kullanılacağı ülke, varsa seçtiğiniz ofis ve forma yazdığınız not.
• Yüklediğiniz belgeler: belgenin kendisi ile dosya adı, türü, boyutu ve bütünlük özeti (checksum). Belgeler; kimlik, eğitim, aile, hukuki durum gibi bilgiler ve belgenin niteliğine göre sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kişisel veriler içerebilir. Yalnızca teklif için gerekli belgeleri yüklemenizi rica ederiz.
• İşlem güvenliği: IP adresinizin ve tarayıcı bilginizin geri döndürülemez, tuzlanmış özetleri (hash) — ham IP adresi saklanmaz —, teklif oturumu çerezi (kt_quote) ve işlem kayıtları.
• Pazarlama izni: yalnızca ilgili kutuyu işaretlerseniz, e-posta ile bilgilendirme almak istediğiniz bilgisi.
• Onay kayıtları: bu metni okuduğunuzu ve belge işlemeyi kabul ettiğinizi gösteren kayıt; onaylanan metnin sürümü ve onay zamanı.

3. İşleme amaçları

• Teklif talebinizi almak, değerlendirmek ve size e-posta ile dönüş yapmak,
• Talebinize uygun tercüme ofisinin bulunması ve teklif sürecinin yürütülmesi,
• Talebiniz siparişe dönüşürse tercüme hizmetinin sunulması ve sözleşmenin ifası,
• Yüklenen dosyaların güvenlik kontrollerinin yapılması, kötüye kullanımın ve sahteciliğin önlenmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve işlem kayıtlarının tutulması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda ispat,
• İzin vermeniz hâlinde kampanya ve bilgi merkezi güncellemelerinin e-posta ile gönderilmesi.

4. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler

Kişisel verileriniz, web sitemizdeki teklif formu ve dosya yükleme alanı aracılığıyla, kısmen otomatik yollarla (çerezler ve sunucu kayıtları dahil) elektronik ortamda toplanır.

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK md. 5/2-c): teklif talebinin alınması, değerlendirilmesi ve talep siparişe dönüşürse hizmetin sunulması.
• Hukuki yükümlülük (KVKK md. 5/2-ç): mevzuattan doğan kayıt ve saklama yükümlülükleri.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK md. 5/2-e): onay ve işlem kayıtlarının ispat amacıyla saklanması.
• Meşru menfaat (KVKK md. 5/2-f): hizmetin ve sistemlerin güvenliği, dosya güvenlik kontrolleri, kötüye kullanımın önlenmesi.
• Açık rıza (KVKK md. 5/1 ve md. 6): yüklediğiniz belgelerin özel nitelikli kişisel veri içermesi hâlinde bu verilerin teklif amacıyla işlenmesi ile pazarlama e-postaları. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, önceki işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

5. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve gerektiği ölçüde şu alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Tercüme ofisleri: talebinize teklif verecek veya talebinizi üstlenecek tercüme ofisleri. Ofislerin çevrim içi teklif verdiği pazaryeri henüz açılmamıştır; açıldığında talep bilgileriniz talebinizle ilgilenen ofislerle, belgeleriniz ise yalnızca güvenlik taraması tamamlandıktan sonra ve talebinizin gerektirdiği ölçüde paylaşılır.
• Hizmet sağlayıcılarımız (veri işleyenler): barındırma, veritabanı ve dosya depolama (Basefyio), işlemsel e-posta gönderimi (Resend), web sitesi kullanım ölçümü (Google Analytics) ve hesap açma/giriş işlemleri için kimlik doğrulama (Authfyio). Google Analytics, izin verilene kadar çerez kullanmayacak şekilde (“consent mode” varsayılan olarak reddedilmiş) ve IP anonimleştirme ile yapılandırılmıştır; teklif formunda girdiğiniz bilgiler ve belgeleriniz Google Analytics’e gönderilmez.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuki yükümlülük veya yetkili makam talebi hâlinde, mevzuatın öngördüğü ölçüde.

Hizmet sağlayıcılarımızın bir kısmı yurt dışında yerleşiktir veya verileri yurt dışındaki sunucularda işleyebilir. Bu durumda kişisel verileriniz, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen şartlara ve güvencelere uygun olarak aktarılır.

6. Saklama süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ve mevzuattaki zamanaşımı süreleri boyunca saklanır; süre sonunda silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

7. KVKK md. 11 kapsamındaki haklarınız

Veri sorumlusuna başvurarak;

1. kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

8. Başvuru yolları

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz aracılığıyla iletebilirsiniz. Teklif talebinize ilişkin size gönderdiğimiz e-postaları yanıtlayarak da başvurabilirsiniz.

Başvurunuzda adınızı soyadınızı, T.C. kimlik numaranızı (yabancılar için uyruk ve pasaport/kimlik numarası), tebligata esas adresinizi veya e-posta adresinizi ve talep konunuzu belirtmeniz gerekir. Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarife uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.