KVKK Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; kolaytercuman.com web sitesi ve bağlı paneller (“Platform”) üzerinden tercüme teklifi talep ettiğinizde, belge yüklediğinizde, hesap açtığınızda, sipariş verdiğinizde veya Platform’u tercüme ofisi ya da tercüman olarak kullandığınızda kişisel verilerinizin hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiğini, kimlere aktarıldığını, ne kadar süre saklandığını ve KVKK kapsamındaki haklarınızı açıklar.

1. Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan şirket (“Kolay Tercüman”, “Şirket” veya “biz”) tarafından işlenir.

• Unvan: Talya Smart Investment Yatırım Anonim Şirketi
• Adres: Ege Üniversitesi Teknopark, Erzene Mah. Ankara Cad. Ebiltem No: 172/14, 35100 Bornova / İzmir
• Ticaret sicili: İzmir Ticaret Sicili, 259504
• Vergi dairesi ve numarası: Hasan Tahsin V.D. 817 072 3803
• E-posta: info@kolaytercuman.com
• Web: kolaytercuman.com

Kolay Tercüman, müşterilerin tercüme ofislerinden teklif almasını ve tercüme hizmetine ulaşmasını sağlayan bir pazaryeridir. Tercüme hizmetini, teklifini kabul ettiğiniz tercüme ofisi sunar. Tercüme ofisleri, hizmetin ifası için kendilerine açılan verileri kendi faaliyetleri kapsamında ayrıca işleyebilir; bu işlemeler bakımından ilgili ofis de kendi mevzuat yükümlülüklerine tabidir.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Müşteriler (teklif talep eden ve sipariş veren kişiler)

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası (isteğe bağlı), müşteri tipi (bireysel veya şirket).
• Talep bilgileri: belge türü, kaynak ve hedef dil, onay türü (yeminli, noter onaylı, apostil), teslim süresi, tahmini sayfa sayısı, belgenin kullanılacağı ülke, varsa seçtiğiniz ofis ve forma yazdığınız not.
• Yüklediğiniz belgeler: belgenin kendisi ile dosya adı, türü, boyutu ve bütünlük özeti (checksum). Belgeler; kimlik, eğitim, aile ve hukuki durum gibi bilgileri ve belgenin niteliğine göre sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kişisel verileri içerebilir. Yalnızca teklif için gerekli belgeleri yüklemenizi rica ederiz.
• Sipariş bilgileri: teklifini kabul ettiğiniz ofis, sipariş durumu ve geçmişi, ofisle yazışmalarınız, size teslim edilen tercüme dosyaları ve varsa ofis hakkında bıraktığınız değerlendirme.
• Hesap bilgileri: hesap açmanız hâlinde giriş için kullandığınız e-posta adresi ve oturum bilgileri; e-posta veya telefon doğrulaması yapılan hâllerde doğrulama kayıtları (doğrulama kodlarının kendisi saklanmaz, yalnızca geri döndürülemez özetleri tutulur).
• Ödeme ve fatura bilgileri: ödeme alınan hizmetlerde fatura bilgileri, ödeme tutarı, ödeme işleminin sonucu ve işlem kayıtları; mesafeli satış sözleşmesine ve ön bilgilendirmeye verdiğiniz onayın kaydı ile varsa cayma bildiriminiz.
• Pazarlama izni: yalnızca ilgili kutuyu işaretlemeniz hâlinde, e-posta ile bilgilendirme almak istediğinize ilişkin bilgi.
• Onay kayıtları: bu metni okuduğunuzu ve belge işlemeyi kabul ettiğinizi gösteren kayıt; onaylanan metnin sürümü ve onay zamanı.

Tercüme ofisi yetkilileri, çalışanları ve tercümanlar

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, ofis içindeki rolünüz.
• Ofis bilgileri: ofis unvanı, adresi, iletişim bilgileri ve vergi numarası (şahıs işletmelerinde vergi numarası T.C. kimlik numarasıdır).
• Mesleki bilgiler: tercüman profili, çalışılan diller ve yeterlilik ile doğrulama için sunulan belgeler ve bunlara ilişkin doğrulama kararları.
• Finansal bilgiler: ödeme alınan hizmetlerde ofise yapılacak aktarımlar için banka hesap bilgileri ve ofise düzenlenen faturalar.
• Teklif ve sipariş kayıtları: verilen teklifler, yürütülen siparişler ve müşteriyle yazışmalar.

İşletme iletişim kayıtları

Tercüme ofislerine Platform’u tanıtmak amacıyla, işletmelerin kamuya açık kaynaklarda yayımladığı iletişim bilgileri (işletme adı, adresi, e-posta adresi, telefon numarası; şahıs işletmelerinde yetkili adı) ile bu kişilerle yapılan görüşmelere ilişkin notlar işlenebilir. İletişim almak istemediğini bildiren adresler, yeniden ileti gönderilmesini önlemek için ret listesinde tutulur.

Tüm Platform kullanıcıları ve ziyaretçiler

• İşlem güvenliği: IP adresinizin ve tarayıcı bilginizin geri döndürülemez, tuzlanmış özetleri (ham IP adresi saklanmaz), oturum ve teklif oturumu çerezleri, belge erişim ve işlem kayıtları.
• Kullanım verileri: çerez tercihlerinize bağlı olarak sayfa görüntüleme ve site kullanımına ilişkin ölçüm verileri.
• Geri bildirim: geri bildirim formunu kullanmanız hâlinde mesajınız, isteğe bağlı e-posta adresiniz, ilgili sayfa adresi, tarayıcı bilgisi ve form alanları maskelenmiş ekran görüntüsü.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Teklif talebinizi almak, değerlendirmek ve size e-posta ile dönüş yapmak,
• Talebinize uygun tercüme ofislerinin bulunması ve teklif sürecinin yürütülmesi,
• Talebiniz siparişe dönüşürse tercüme hizmetinin sunulması, sipariş sürecinin ve teslimatın yürütülmesi, sözleşmenin ifası,
• Ödeme alınan hizmetlerde ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, faturalandırma ve iade süreçlerinin yürütülmesi,
• Hesap oluşturulması, kimlik doğrulama ve hesap güvenliğinin sağlanması,
• Tercüme ofislerinin ve tercümanların Platform’a kabulü, mesleki bilgilerinin doğrulanması ve ofis hesaplarının yönetimi,
• Yüklenen dosyaların güvenlik kontrollerinin yapılması, kötüye kullanımın ve sahteciliğin önlenmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, işlem ve erişim kayıtlarının tutulması,
• Talep, öneri ve şikâyetlerin alınması ve sonuçlandırılması, Platform’un iyileştirilmesi,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kurumlara bilgi verilmesi ve olası uyuşmazlıklarda ispat,
• İzin vermeniz hâlinde kampanya ve bilgi merkezi güncellemelerinin e-posta ile gönderilmesi; tercüme ofislerine Platform’un tanıtılması.

4. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz; Platform’daki teklif formu, dosya yükleme alanı, kayıt ve giriş ekranları, sipariş ve ödeme adımları, ofis ve tercüman panelleri, geri bildirim formu ve e-posta yazışmaları aracılığıyla, kısmen otomatik yollarla (çerezler ve sunucu kayıtları dahil) elektronik ortamda toplanır. İşletme iletişim kayıtları, işletmelerin kamuya açık kaynaklarda yayımladığı bilgilerden elde edilir.

Kişisel verileriniz aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK md. 5/2-c): teklif talebinin alınması ve değerlendirilmesi, talep siparişe dönüşürse hizmetin sunulması, hesap işlemleri, ödeme alınan hizmetlerde ödeme ve teslimat, ofis ve tercüman hesaplarının yürütülmesi.
• Hukuki yükümlülük (KVKK md. 5/2-ç): vergi ve ticaret mevzuatından doğan fatura ve kayıt saklama yükümlülükleri, tüketici mevzuatından doğan onay ve cayma kayıtları, yetkili makamlara bilgi verilmesi.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmesi (KVKK md. 5/2-d): işletmelerin kamuya açık iletişim bilgilerinin, alenileştirme amacına uygun olarak işlenmesi.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK md. 5/2-e): onay, işlem ve erişim kayıtlarının ispat amacıyla saklanması.
• Meşru menfaat (KVKK md. 5/2-f): hizmetin ve sistemlerin güvenliği, dosya güvenlik kontrolleri, kötüye kullanımın önlenmesi, çerez gerektirmeyen ölçüm ve Platform’un iyileştirilmesi.
• Açık rıza (KVKK md. 5/1 ve md. 6): yüklediğiniz belgelerin özel nitelikli kişisel veri içermesi hâlinde bu verilerin teklif ve hizmet amacıyla işlenmesi, pazarlama e-postaları ve çerez onayına bağlı ölçüm. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, önceki işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

Çerezlere ilişkin ayrıntılı bilgi için Çerez Politikası’na, genel veri uygulamalarımız için Gizlilik Politikası’na bakabilirsiniz.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve gerektiği ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir.

Yurt içi aktarım

• Tercüme ofisleri: teklif aşamasında ofisler belgenizi görmez; yalnızca belge türü, dil çifti, sayfa ve dosya sayısı gibi özet talep bilgilerini görür. Belgelerinize erişim, yalnızca güvenlik kontrolünden geçtikten sonra ve yalnızca teklifini kabul ettiğiniz ofise, siparişe özel ve süreli olarak açılır. Siparişin yürütülmesi için gereken iletişim bilgileriniz de bu ofisle paylaşılır.
• Müşteriler: tercüme ofisi olarak ofis unvanınız, adresiniz, iletişim bilgileriniz, teklifleriniz ve değerlendirmeleriniz Platform’da müşterilere gösterilebilir.
• Ödeme hizmeti sağlayıcıları: ödeme alınan hizmetlerde, ödeme işleminin gerçekleştirilmesi için gerekli bilgiler anlaşmalı banka veya ödeme kuruluşuna iletilir.
• SMS hizmet sağlayıcısı: telefon doğrulaması yapılan hâllerde, doğrulama kodunun iletilmesi için telefon numaranız SMS gönderim hizmeti sağlayıcısına (Netgsm) iletilir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: hukuki yükümlülük veya yetkili makam talebi hâlinde, mevzuatın öngördüğü ölçüde.
• Hukuk ve mali müşavirler, denetçiler: gizlilik yükümlülüğü altında, hukuki ve mali süreçlerin yürütülmesi için gerekli ölçüde.

Hizmet sağlayıcılarımız (veri işleyenler) ve yurt dışı aktarım

• Barındırma, veritabanı ve dosya depolama; kimlik doğrulama: Basefyio; barındırma sağlayıcısı Buildfyio’nun çerezsiz sayfa ve hız ölçümü.
• İşlemsel e-posta gönderimi: Resend.
• Web sitesi kullanım ölçümü: Google Analytics ve DataFast. Google Analytics, onay verilene kadar çerez kullanmayacak şekilde (onay modu varsayılan olarak reddedilmiş) ve IP anonimleştirme ile yapılandırılmıştır; DataFast yalnızca çerez onayı verildiğinde yüklenir. Teklif formunda girdiğiniz bilgiler ve belgeleriniz bu ölçüm hizmetlerine gönderilmez.

Bu hizmet sağlayıcılar verileri yalnızca bizim adımıza ve talimatlarımız doğrultusunda işler. Hizmet sağlayıcılarımızın bir kısmı yurt dışında yerleşiktir veya verileri yurt dışındaki sunucularda işleyebilir. Bu durumda kişisel verileriniz, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen şartlara ve güvencelere uygun olarak aktarılır.

Kişisel verilerinizi reklam amacıyla satmayız veya kiralamayız.

6. Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır. Süre sonunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Veri	Saklama süresi
Yüklediğiniz belgeler	Siparişe dönüşmeyen talepte gönderimden 30 gün sonra; talep siparişe dönüşürse sipariş kapanışından 90 gün sonra silinir. Talebiniz üzerine daha erken silinebilir.
Teslim edilen tercüme dosyaları	Sipariş kapanışından 90 gün sonra
Teklif talebi, sipariş ve iletişim bilgileri	İlişkinin sona ermesinden 3 yıl sonra
Sipariş yazışmaları	Sipariş kapanışından 3 yıl sonra
Teklif oturumu kaydı	Oturumun sona ermesinden 30 gün sonra
E-posta ve telefon doğrulama kayıtları	Sürenin dolmasından veya kullanımdan 30 gün sonra
Hesap bilgileri	Hesabın silinmesinden 30 gün sonra anonimleştirilir
Bildirimler	90 gün
Ödeme ve fatura kayıtları (ödeme alınan hizmetlerde)	10 yıl (vergi mevzuatı)
Mesafeli satış onayı ve cayma kayıtları	Sözleşmenin sona ermesinden 10 yıl sonra
Aydınlatma ve rıza kayıtları	Rızanın geri alınmasından 10 yıl sonra (ispat yükü nedeniyle)
İşlem güvenliği, belge erişim ve denetim kayıtları	5 yıl
Web sitesi kullanım ölçümü	14 ay
Geri bildirimler	Çözümden 1 yıl sonra
Ofis, ofis üyeliği ve tercüman profili bilgileri	İlişkinin sona ermesinden 3 yıl sonra
Tercüman doğrulama belgeleri	Profilin silinmesinden 30 gün sonra
Ofis banka hesap bilgileri	Hesabın kapanmasından 10 yıl sonra (vergi mevzuatı)
İşletme iletişim kayıtları	İlişkinin sona ermesinden 3 yıl sonra
İleti almak istemeyen adreslerin ret kaydı	Yeniden ileti gönderilmesini önlemek için ret iradesi geçerli olduğu sürece

Mevzuat gereği saklanması zorunlu olan kayıtlar (örneğin fatura ve ödeme kayıtları), silme talebinde bulunmanız hâlinde de ilgili süre boyunca saklanır ve bu süre sonunda silinir.

7. KVKK md. 11 Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. Açık rızaya dayanan işlemler bakımından rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Pazarlama e-postalarından, iletilerde yer alan ret bağlantısıyla veya bize yazarak ayrılabilirsiniz.

8. Başvuru Yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: ıslak imzalı dilekçenizi Ege Üniversitesi Teknopark, Erzene Mah. Ankara Cad. Ebiltem No: 172/14, 35100 Bornova / İzmir adresine elden teslim ederek veya posta yoluyla göndererek,
• Elektronik ortamda: daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresinizden ya da güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak info@kolaytercuman.com adresine göndererek.

Teklif talebinize veya siparişinize ilişkin size gönderdiğimiz e-postaları yanıtlayarak da başvurabilirsiniz.

Başvurunuzda adınızı soyadınızı, T.C. kimlik numaranızı (yabancılar için uyruk ile pasaport veya kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizi, varsa bildirime esas e-posta adresinizi, telefon numaranızı ve talep konunuzu belirtmeniz gerekir. Başvuru sahibinin kimliğini doğrulamak için ek bilgi isteyebiliriz; bu, verilerinizin yetkisiz kişilerle paylaşılmasını önlemek içindir.

Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Cevabımız size yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilir.

9. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na Şikâyet Hakkı

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde KVKK’nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz. Kurum’a ilişkin bilgilere www.kvkk.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz.

10. Değişiklikler

Bu Aydınlatma Metni, mevzuattaki veya Platform’daki veri işleme faaliyetlerimizdeki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve yayımlandığı tarihten itibaren geçerlidir. Onay kayıtlarımız, hangi metin sürümünü onayladığınızı ayrıca saklar. Platform’un kullanımına ilişkin kurallar için Kullanım Koşulları’na bakabilirsiniz.