Veri İşleyen Eki

Bu Veri İşleyen Eki ("Ek"), Ofis (Satıcı) Sözleşmesi'nin ("Sözleşme") ayrılmaz parçasıdır ve tercüme ofisinin Kolay Tercüman platformu üzerinden erişim verilen Müşteri belgelerini ve kişisel verilerini hangi kurallarla işleyeceğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") md. 12 uyarınca düzenler. Bu Ekte tanımlanmayan terimler Sözleşmedeki anlamı taşır.

1. Taraflar

1.1. Platform (veri sorumlusu): Talya Smart Investment Yatırım Anonim Şirketi — Ege Üniversitesi Teknopark, Erzene Mah. Ankara Cad. Ebiltem No: 172/14, 35100 Bornova / İzmir · İzmir Ticaret Sicili 259504 · Hasan Tahsin V.D. 817 072 3803 · info@kolaytercuman.com. Kurul'un belirlediği istisna eşiklerinin altında olduğundan VERBİS'e kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır.

1.2. Ofis (veri işleyen): Sözleşmeyi onaylayan tercüme ofisi; bilgileri Ofis panelindeki Profil → Yasal bilgiler bölümündedir.

2. Rollerin belirlenmesi

2.1. Müşterinin Platform'a yüklediği belgeler, teklif talebi bilgileri, Siparişe ilişkin iletişim bilgileri ve Platform'daki yazışmalar bakımından Platform veri sorumlusudur. Ofis, bu verileri Platform'un erişim verdiği ölçüde, Platform'un talimatları doğrultusunda ve yalnızca Siparişin ifası için işler; bu işleme bakımından veri işleyendir.

2.2. Ofis'in çeviri hizmetini sunarken kendi mevzuat yükümlülüklerinden doğan işlemeleri (örneğin Müşteriye kendi faturasını düzenlemesi, yeminli tercüme veya noter onayı için tutulması zorunlu kayıtlar, kendi muhasebe kayıtları) bakımından Ofis ayrı bir veri sorumlusudur ve bu işlemelerden kendisi sorumludur. Ofis bu kapsamda işlediği verileri de bu Ekteki güvenlik ve gizlilik kurallarına uygun olarak korur.

3. İşlemenin konusu, niteliği ve süresi

Konu	İçerik
Amaç	Müşterinin kabul ettiği Teklif kapsamındaki çeviri hizmetinin ifası: belgenin okunması, çevrilmesi, gerekiyorsa onay işlemleri, teslim dosyasının hazırlanması, revizyon ve itirazın yanıtlanması
İlgili kişi grupları	Müşteriler; Müşterinin belgelerinde adı veya bilgisi geçen üçüncü kişiler (örneğin aile bireyleri)
Veri kategorileri	Kimlik ve iletişim (ad soyad, e-posta, varsa telefon); talep ve sipariş bilgileri; yüklenen belgelerin içeriği (kimlik, eğitim, aile, hukuki durum, mali bilgiler); belgenin niteliğine göre özel nitelikli kişisel veriler (örneğin sağlık bilgisi, din, ceza mahkûmiyeti)
Süre	Erişim izninin geçerli olduğu süre; Sözleşmenin sona ermesinden sonra 8. maddedeki silme yükümlülüğü yerine getirilinceye kadar

4. Platform'un erişim modeli

Ofis, Platform'un aşağıdaki erişim kurallarını bilir ve bunları aşmaya çalışmaz:

• Teklif aşamasında Ofis belgeleri görmez; yalnızca belge türü, dil çifti, sayfa ve dosya sayısı gibi özet bilgileri görür.
• Belgeler herkese kapalı depolamada tutulur ve güvenlik kontrolünden geçmeden kimseye açılmaz. Belgeler uçtan uca şifreli değildir.
• Belge erişimi yalnızca Teklifi kabul edilen Ofis'e, o Sipariş için ve süreli (en fazla 30 gün) olarak açılır. Sipariş süresi dolduğunda, iptal edildiğinde veya tam iade edildiğinde erişim kendiliğinden kapanır.
• İndirme bağlantıları kısa ömürlüdür; her erişim, indirme ve yapay zekâ işlemi kayıt altına alınır. Erişim kayıtlarında ham IP adresi değil, geri döndürülemez özeti tutulur; kayıtlar 5 yıl saklanır.
• Platform'daki belgeler, siparişe dönüşmeyen talepte gönderimden 30 gün sonra, siparişe dönen talepte sipariş kapanışından 90 gün sonra; teslim dosyaları sipariş kapanışından 90 gün sonra Platform'dan silinir.

5. Ofis'in yükümlülükleri

Ofis;

5.1. kişisel verileri yalnızca Platform'un bu Ekteki ve Sözleşmedeki talimatlarıyla ve yalnızca ilgili Siparişin ifası için işler; başka bir amaçla (pazarlama, kendi müşteri listesine ekleme, istatistik, model eğitimi dahil) kullanmaz, Müşteriye Platform dışından ticari ileti göndermez;

5.2. belgelere yalnızca Siparişte görevli çalışan ve tercümanlarının erişmesini sağlar; bu kişilerin yazılı gizlilik yükümlülüğü altında olmasını ve bu Ekteki kurallar konusunda bilgilendirilmesini sağlar;

5.3. KVKK md. 12 ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yayımladığı Kişisel Veri Güvenliği Rehberi çerçevesinde en az şu tedbirleri alır:

• belgeleri yalnızca Platform üzerinden indirir; indirilen kopyaları parolayla korunan, güncel güvenlik yazılımı kullanan cihazlarda tutar;
• belgeleri kişisel e-posta, anlık mesajlaşma uygulaması, herkese açık bulut paylaşımı veya taşınabilir bellek ile dolaşıma sokmaz; yurt dışında yerleşik bulut depolama hizmetlerine yüklemez;
• basılı kopyaları kilitli ortamda tutar ve işi bitince imha eder;
• Panel giriş bilgilerini paylaşmaz; görevden ayrılan çalışanın erişimini derhâl kaldırır;

5.4. özel nitelikli kişisel veri içeren belgeler için KVKK md. 6/4 ve Kurul'un özel nitelikli kişisel verilere ilişkin yeterli önlemler kararı kapsamındaki ek tedbirlere uyar; bu belgelere erişebilecek kişileri asgaride tutar ve bu kişilere düzenli olarak eğitim verir;

5.5. Müşteri belgelerini Platform dışındaki makine çevirisi, yapay zekâ veya OCR hizmetlerine yüklemez. Platform'un kendi yapay zekâ destekli araçları yalnızca belge için geçerli erişim izni varken ve Müşteri "belgem yapay zekâ ile işlenmesin" tercihini işaretlemediyse kullanılabilir; bu kullanım erişim kayıtlarına yazılır.

5.6. kişisel verileri yurt dışına aktarmaz ve yurt dışında yerleşik bir hizmetle işlemez; zorunlu bir hâlde (örneğin yabancı ülkedeki bir yeminli tercümanla çalışma) Platform'un önceden yazılı onayını alır ve aktarımı KVKK md. 9'a uygun yapar;

5.7. Platform'un talebi üzerine bu Eke uyumunu gösteren bilgi ve belgeleri 10 iş günü içinde sunar ve Platform'un makul önceden bildirimle yapacağı veya yaptıracağı denetime katlanır.

6. Alt işleyenler

6.1. Ofis, Siparişte kendi çalışanı olmayan bir tercüman, redaktör veya başka bir kişiyle (alt işleyen) çalışacaksa:

• bu kişiyle, bu Ekteki yükümlülüklerden daha az koruyucu olmayan yazılı bir sözleşme yapar;
• alt işleyene yalnızca işi için gereken belgeyi verir;
• alt işleyenin fiillerinden Platform'a ve Müşteriye karşı kendi fiili gibi sorumludur.

6.2. Ofis, işi bütünüyle başka bir tercüme ofisine devredemez. Alt işleyen kullanacak Ofis, bunu işe başlamadan önce Platform'a Panel üzerinden veya info@kolaytercuman.com adresine bildirir.

6.3. Platform'un kendi hizmet sağlayıcıları (barındırma, veritabanı, dosya depolama ve kimlik doğrulama: Basefyio; barındırma altyapısı: Buildfyio; işlemsel e-posta: Resend; SMS: Netgsm; ödeme: Garanti BBVA) KVKK Aydınlatma Metni'nde listelenmiştir; Ofis bunlar için ayrıca bir işlem yapmaz.

7. İhlal bildirimi ve ilgili kişi başvuruları

7.1. Ofis, Müşteri verilerini etkileyen bir güvenlik ihlalini (yetkisiz erişim, cihaz kaybı, yanlış kişiye gönderim, fidye yazılımı gibi) öğrendiği andan itibaren gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde info@kolaytercuman.com adresine bildirir. Bildirimde ihlalin zamanı, etkilenen Sipariş ve belgeler, olası sonuçlar ve alınan önlemler yer alır.

7.2. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirimi Platform yapar (Kurul'un 2019/10 sayılı kararı uyarınca en geç 72 saat). Ofis, Platform'un yazılı izni olmadan ihlali Müşteriye veya üçüncü kişilere duyurmaz; mevzuattan doğan kendi bildirim yükümlülükleri saklıdır.

7.3. Ofis'e doğrudan bir KVKK md. 11 başvurusu gelirse Ofis bunu 2 iş günü içinde Platform'a iletir ve Platform'un başvuruyu yanıtlaması için gereken bilgiyi sağlar. Başvuru 2.2'deki kendi işlemeleriyle ilgiliyse Ofis başvuruyu kendisi yanıtlar ve Platform'u bilgilendirir.

8. Silme ve iade

8.1. Ofis, bir Siparişe ait belgelerin ve teslim dosyalarının Platform dışında tuttuğu tüm kopyalarını (indirilen dosyalar, çalışma dosyaları, basılı kopyalar, e-posta ekleri dahil) Siparişin kapanmasından itibaren 30 gün içinde silmek veya imha etmekle yükümlüdür.

8.2. Ofis'in 2.2 kapsamında mevzuat gereği saklamak zorunda olduğu kayıtlar bu yükümlülüğün dışındadır; bunlar yalnızca o yükümlülük için ve süresince saklanır.

8.3. Sözleşmenin herhangi bir nedenle sona ermesi hâlinde Ofis, Müşteri verilerinin tüm kopyalarını 15 gün içinde siler ve Platform istediğinde silindiğini yazılı olarak beyan eder.

8.4. Müşteri, Platform'a belgesinin erken silinmesini isterse Platform bunu Ofis'e bildirir; Ofis 2.2 kapsamı dışında kalan kopyaları bildirimden itibaren 5 iş günü içinde siler.

9. Sorumluluk

9.1. Ofis'in bu Eke aykırılığından doğan idari para cezaları, tazminatlar ve masraflar nedeniyle Platform'un ödemek zorunda kaldığı tutarları Ofis Platform'a öder. KVKK md. 12/2 uyarınca Platform ile Ofis, veri güvenliğine ilişkin tedbirlerin alınmasından ilgili kişiye karşı müştereken sorumlu olabilir.

9.2. Ofis'in bu Eke ağır aykırılığı, Sözleşmenin 15.2. maddesi kapsamında haklı fesih ve derhâl askıya alma nedenidir.

10. Süre ve öncelik

10.1. Bu Ek, Sözleşmeyle birlikte yürürlüğe girer. 7., 8. ve 9. maddeler ile gizlilik yükümlülükleri, Sözleşmenin sona ermesinden sonra da Ofis'te Müşteri verisi kaldığı sürece geçerlidir.

10.2. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda bu Ek ile Sözleşme arasında çelişki olursa bu Ek uygulanır.